El proceso de feedback se considera medular en las organizaciones, porque contribuyen a orientar los esfuerzos individuales hacia el objetivo en común.

A pesar del protagonismo que tiene en los resultados, los supervisores no siempre cuentan con la debida formación para darlo por lo que podrían ocasionar grandes malestares dentro de la organización.

Para comenzar es importante saber que el proceso de feedback busca alinear los resultados con los objetivos que persigue la organización, por lo tanto si se observan esfuerzos individuales que se separen de ello es necesario indicarlo a tiempo para poder alcanzar las metas planteadas.
Tenemos que recordar que, por tratarse de un proceso de interacción, involucra emociones tanto de parte de quien lo suministra como de quien lo recibe. Por ejemplo, si vamos a dar un feedback negativo, como supervisores pudiéramos sentir rabia, malestar, etc. ante la conducta inadecuada y el supervisado rabia, frustración, decepción, tristeza ante la evaluación negativa. Por ello debemos analizar estas emociones porque pudieran mediar negativamente en el proceso de feedback y ser conscientes de qué sentimos en ese momento nos ayudará a manejar con mayor prudencia nuestras emociones y a expresarnos de forma asertiva.

A continuación, se describen los pasos que te ayudarán a lograr un feedback efectivo desglosado en tres fases que te van a ayudar a ejecutarlo de forma más efectiva:

1- PLANIFICACIÓN

Planifica y organiza tus ideas para un feedback efectivo.

Planifica y organiza tus ideas para un feedback efectivo.

¿POSITIVO O NEGATIVO?

En esta fase es importante que definas el objetivo del feedback. Si es positivo, pudieras hacerlo público, exaltando la conducta específica que se ejecutó, ya que de esa forma te servirá para incentivar al resto del equipo a conseguir el reconocimiento si ejecuta la misma conducta.
Por otro lado, si es negativo lo mejor indiscutiblemente es hacerlo en privado. ¿Por qué? Porque cuando damos un feedback por un comportamiento indeseable, debemos estar conciente que quien lo recibe pudiera sentir frustración, miedo, rabia, tristeza, entre otras emociones que si no las canalizamos adecuadamente pudieran tergiversar el sentido de nuestro feedback, convirtiéndose en una forma de castigo y no de una ventana para el desarrollo. No debemos olvidar que esto se trata de hacer que las cosas mejoren y de alinear las acciones con los objetivos de la unidad de trabajo y de cada miembro del equipo.

¿CUÁL ES LA CONDUCTA OBJETIVO?

Para continuar, es de vital importancia definir la conducta que queremos corregir o exhaltar. Es difícil ser 100% objetivo cuando de relaciones se trata, pero tenemos que hacer el intento de eliminar parte de la subjetividad que pudiera obstaculizar nuestra perspectiva del problema. Para ello te puede ayudar responderte las siguientes preguntas:

● ¿Cómo llegué a esta conclusión?
● ¿Qué ejemplos necesitaría compartir con la otra persona para que él o ella entienda por qué lo veo de esta manera?
● ¿En qué condiciones y cuando he observado este comportamiento?
● ¿Qué veo como las consecuencias específicas e indeseables de este comportamiento?
● ¿Cuál sería la manera más constructiva de ayudar a esta persona a lograr mejores resultados?
● ¿Cómo podrían afectar mis emociones a mi evaluación e intenciones?

2- EJECUCIÓN

Ejecución de un feedback efectivo.

Ejecución de un feedback efectivo.

2.1 Busca un espacio cómodo y privado: Trata de ubicar un lugar cómodo y privado, donde puedan hablar sin interrupciones y sin que otros compañeros escuchen ya que esto pudiera incomodar a tu trabajador. Trata de ubicarte de frente, si es posible sin escritorios en el medio que den la sensación de lejanía y superioridad. Una salita de reuniones con dos sillas estaría perfecta. La idea es ubicar un ambiente que propicie la buena comunicación.

2.2 Rompe el hielo: se cortez, si tú intención es corregir trata de bajar las tensiones y abrir el camino con alguna frase amable. Trata de manejar tu lenguaje corporal y expresiones para transmitir calma, seguridad y lograr un clima agradable.

2.3 Explica el motivo de la reunión, presentando objetivamente la conducta que originó el encuentro. Nuevamente en esta fase te ayudará indicar que la idea es corregir estas eventualidades para que puedan seguir avanzando como equipo. Esto te ayudará a disminuir la ansiedad y angustia de la otra persona.

2.4 Ilustra con ejemplos claros y recientes esa conducta: Esto hará que el trabajador no se sienta atacado ni lo tome personal. El dar ejemplos claros y recientes ayuda a despersonalizar el problema y a orientar los esfuerzos en soluciones y no en juicios de valor.

2.5 Es sumamente importante pedir la opinión de la persona sobre esa situación: pregunta qué piensa esa persona de eso, si está o no de acuerdo y por qué. En algunos casos nos podemos topar con argumentos que no hemos evaluado, quizás por desconocimiento de situaciones personales, que bien pudieran ser causa lógica de lo que planteamos y esto podría modificar la forma en la cual lo vamos a abordar.

2.6 Definir cuál es la conducta esperada: Una vez llevados a cabo los pasos anteriores, es necesario exponer cuál es la conducta adecuada o esperada, para que la persona cuente con un marco de referencia al cual ajustarse. Por ejemplo, si hablamos de cumplimiento de metas de ventas, es importante informarle cuál es el objetivo a cumplir, en qué tiempos los debe alcanzar y el cómo pudiera lograrlo.

3- CIERRE

Cierre efectivo de un feedback: generar planes de acción en conjunto.

Cierre efectivo de un feedback: generar planes de acción en conjunto.

1. Acordar en conjunto cuál será el plan a seguir: para cerrar es importante definir un plan de acciones en conjunto, con fechas y acciones claras que puedan ser evaluadas posteriormente.

Recuerda despedirte de forma cortés orientado a motivar a tu equipo de trabajo, para ello puedes utilizar alguna de tus frases inspiradoras favoritas y muestra apertura a escuchar sus próximos avances.

Un equipo motivado es un equipo productivo.